Assistant de direction Générale et du Cabinet du Président

Filière - Administrative

Présentation

Missions :

Placé(e) sous l’autorité du Directeur Général des Services et en transversalité avec la Directrice de Cabinet, vos missions se décomposent comme suit :

Organisation de la vie professionnelle du cadre ou de l’élu :

  • Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du président et de la direction : prise de rendezvous, courriers, mails, congés…) ;
  • Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques ;
  • Accueillir physiquement les rendez-vous ;
  • Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels : réunions, déplacements, interventions, séminaires, visio-conférences…) ;
  • Préparer et contrôler les dossiers : documentation, rapports, notes diverses pour les réunions…) ; o Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers ;

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :

  • Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
  • Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
  • Organiser le classement et l’archivage des dossiers ;
  • Réceptionner et trier le courrier ;
  • Assister à des réunions et en rédiger les complets rendus ;
  • Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi : tableaux de bord, indicateurs, reporting…) ;

Organisation et planification des réunions :

  • Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou l’élu ;
  • Respecter les délais de transmission de documents ;
  • Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus ;

Qualités et compétences requises :

  • Autonomie
  • Organisation
  • Capacité rédactionnelle
  • Techniques de secrétariat
  • Rigueur
  • Discrétion professionnelle
  • Fonctionnement du service public
  • Règles de l’expression orale
  • Principes rédactionnels de la note de synthèse

Informations générales sur le poste

  • Grade : C
  • Temps de travail : 37h20 hebdomadaires + 25 CP et 14 RTT
  • Rémunération : Selon la grille indiciaire en vigueur + RIFSEEP + chèques déjeuner + CNAS + participation mutuelle et prévoyance
Formulaire de candidature

Publié le : 14 septembre 2023