Présentation

Missions : 

• Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la Communauté d’agglomération. 
• Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l’organisation et ses compétences. 
• Assiste le responsable du service Assemblées dans l’organisation du travail du service (préparation des instances, participation aux réunions, et suivi des actes). 
• Assure la mise en œuvre de la procédure liée à l’organisation des réunions des instances (réunions de Bureau, Conseil communautaire, CLECT, CCSPL …) et à la production des différents documents qui en découlent (convocation, délibérations, procès-verbaux, comptes-rendus, arrêtés, décisions …). 
• Organisation des instances et des élections (assemblées délibérantes, commissions...) 
• Participation aux instances et aux élections 
• Suivi des projets et activités du service 
• Traitement des dossiers et saisie de documents 
• Accueil physique et téléphonique 
• Gestion de l’information, classement et archivage de documents 
• Planification et suivi 

Qualités et compétences requises : 

Autonomie et responsabilités 

• Relative autonomie dans l’organisation du travail 
• Missions définies et suivies par le responsable du service Assemblées 
• Relais d’information avec le supérieur hiérarchique 

Aptitudes 

• Capacité à travailler en équipe 
• Capacité rédactionnelle 
• Capacités d’organisation, rigueur, méthode 
• Réactivité, gestion des urgences et des priorités 
• Discrétion et confidentialité professionnelle 

Savoirs socioprofessionnels et généraux 

• Instances, processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes 
• Procédures administratives 
• Procédures du service 
• Vocabulaire professionnel du service 
• Techniques de suivi administratif et financier 
• Techniques de secrétariat 
• Techniques de recherche documentaire 
• Techniques de planification 
• Règles de la comptabilité publique 
• Communication orale et écrite 
• Outil informatique, logiciels de bureautique et logiciels de gestion 

Conditions d’exercice : 

• Expérience souhaitée sur un poste similaire
• Travail en bureau (un jour de télétravail possible) 
• Pics d’activités liés aux réunions des instances de la Communauté d’agglomération et des élections 
• Possibilité de mobilité liée aux lieux des instances, permis B souhaité. 

Relations fonctionnelles 

• Relations fréquentes avec le public et les élus 
• Travail en équipe au sein du service 
• Relations avec l’ensemble des services 

Date limite de candidature : dès que possible